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Optimiser les réunions d’équipes franco-allemandes

Posté le | Par Gilles UNTEREINER

Les comportements quotidiens relèvent des réflexes. Ce sont des automatismes difficilement modifiables, d’où la question fondamentale : faut-il mixer les genres pour exacerber les potentialités ?

Même lorsqu’un individu a fortement conscience des différenciations comportementales, qu’il en reconnaît la légitimité et affiche la volonté de s’adapter à l’autre, il n’y arrive pas nécessairement spontanément, ni constamment. Il lui faut faire un effort conscient et permanent. C’est une lutte quotidienne contre sa propre culture, ses acquis.

Les équipes multinationales peuvent s’avérer performantes quand les éléments exogènes sont noyés dans la masse et doivent faire un effort d’intégration, mais il est déconseillé de trop vouloir pratiquer la mixité des équipes à l’étranger et ce, plus particulièrement dans les petites structures. Le risque est de devoir jouer en permanence au tampon psychologique.

La prudence consiste à ne pas mixer les populations culturellement différentes, de ne pas vouloir absolument marier la carpe et le lapin.

Si l’on doit animer ou participer à une réunion à laquelle prendront part des représentants de plusieurs cultures, il faut veiller à prendre une voie médiane entre l’activisme débridé des uns et la programmation taylorienne des autres.

Un gestionnaire de groupe de travail doit remplir les rôles suivants :

  • ANIMATEUR

Mettre en place des règles de fonctionnement et prévoir un ordre du jour précis et chronométré pour les Allemands, mais aussi pratiquer l’ouverture, la souplesse pour la prise en compte des problématiques que pourraient inopinément soulever les individualistes tels les Français. Il s’agit de ne pas trop “ contraindre ” leur libre-arbitre pour ne pas inhiber tant leur créativité que leur engagement en n’oubliant pas qu’un (relatif) chaos créatif peut être un avantage alors qu’il est improductif s’il n’est pas coordonné.

Prévoir un tour de table en début de séance pour que chacun puisse faire part des points urgents qu’ils souhaiterait voir aborder et éviter que ces questions ne surgissent soudainement. Puis, canaliser les propositions.

Traiter les urgences qui nécessitent des décisions immédiates en fin de réunion, en prenant la précaution de vérifier s’il n’y a pas d’opposition de quelqu’un qui viendrait à considérer que la question n’est pas mûre, que conséquemment on ne peut trancher et qu’il conviendrait de mieux la préparer (pour la prochaine réunion).

Mettre à l’ordre du jour d’une réunion ultérieure toute “ bonne idée ” issue d’un brainstorming aléatoire, en proposant à celui qui l’a eue de la formaliser par écrit. Soit c’est une vraie bonne idée et il sera flatté de pouvoir concrétiser sa suggestion, soit c’est une idée en l’air relevant de l’affirmation de soi gratuite, auquel cas il y réfléchira à deux fois lorsque plus tard il serait tenté de renouveler ce type d’intervention consommatrice du temps de ses collègues. Sa propension à la dispersion sera passablement amoindrie. L’effet calmant est garanti.

Après le tour de table initial, adopter une approche plus strictement méthodologique, s’en tenir à l’ordre du jour et à son timing, imposer le respect du temps de parole, puis mettre en place un processus décisionnel effectif.

Le déroulement de la réunion doit être convivial et chacun doit pouvoir épuiser le sujet sur lequel il intervient.

Il faut éviter les imprévus, les ordres du jour élastiques où la rubrique « divers » monopolise l’essentiel de la réunion.

Ne traiter que les sujets à l’ordre du jour, mais les traiter tous. Les participants à la réunion s’y sont préparés et y ont consacré du temps, ne serait-ce que celui de venir. Ne pas aborder un thème inscrit à l’ordre du jour entraînerait agressivité et démotivation. Tagesordnungspunkte dienen dem Deutschen als geistiges “ Stützkorsett ” (« les points à l’ordre du jour sont comme un corset mental pour l’Allemand ».

Tagesordnungspunkte werden nach einem festen Programmablauf Punkt für Punkt abgehakt dit un conseil allemand (« Les points à l’ordre du jour sont passés en revue tour à tour en fonction de la programmation établie »).

A cet égard, l’animateur de la réunion doit se préparer à reformuler les sollicitations des spécialistes, quelquefois exprimées de façon malencontreuse, c’est-à-dire trop directement. Cette reformulation doit permettre de les positiver et de faire en sorte qu’elles ne viennent pas trop contrarier la perspective de concorde et d’harmonie requise par les empathiques.

Les règles qui prévalent en milieu productiviste s’appliquent à tout groupe social visant l’optimisation de l’énergie des hommes et un minimum de rationalité par un cadrage méthodologique. Cela dit, comme la dimension sécuritaire peut entraîner des choix minimalistes, l’animateur du groupe de travail doit gérer l’événement rationnellement tout en le dynamisant. Il devra donc également se faire arbitre et agitateur.

  • ARBITRE

Piloter les décisions, gérer les possibles contrariétés dans une logique consensuelle et, en cas d’indécision, forcer les acteurs impliqués à prendre position. Le Fachmann doit s’engager dans la problématique qui relève de sa responsabilité.

Si l’exercice ne permet pas de prendre une décision, il devra se faire convainquant pour éviter les orientations minimalistes en suggérant que des décisions optimisées à 80% pourraient être acceptables. C’est particulièrement vrai en période de crise, lorsque des décisions rapides sont nécessaires. Il faut cependant éviter les décisions prises “ à l’arraché ”. Le phénomène d’adhésion doit œuvrer.

Faire acter les points d’accord pour les transformer en véritables décisions.

  • AGITATEUR

S’il faut prévoir un ordre du jour formel avec des thèmes précis et détaillés, identifier les intervenants et faire un planning temporel, le caractère routinier des pratiques des Allemands doit cependant amener celui qui pilote la réunion à se faire un peu agitateur.

Il doit prendre du recul par rapport au sujet du jour et tenter de contribuer au débat en apportant de nouvelles idées. Il s’agit pour lui d’être initiateur et de générer un supplément de dynamique par des approches éventuellement plus osées que la pratique courante.

Pour cela, il pourra soit formaliser lui-même une réflexion spécifique, soit faire intervenir des acteurs externes comme experts.

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